Hướng dẫn tạo chứ ký cho hộp thư trong Microsoft Outlook 2013

Với mục đích giới thiệu đến mọi người sử dụng email rằng: Bạn đang làm việc ở đâu? Đơn vị bạn đang công tác? Vị trí, chức vụ? Địa chỉ liên hệ của bạn? Đây là vấn đề cần thiết để khai báo cho mỗi địa chỉ email. Để tạo ra một chứ ký đẹp ấn tượng đòi hỏi người sử dụng cần có một vài kiến thức căn bản về xử lý đồ họa như: Chỉnh sửa, cắt, tạo mới một bức ảnh. 

Để tạo một bức ảnh vừa phải chèn vào chữ ký cho địa chỉ email thường là logo hay biểu tượng của Công ty, thông thường các bức ảnh có kích thước: Cao: 41pixels Rộng: 127pixels là phù hợp.

Dưới đây là hướng dẫn cắt 1 bức ảnh có kích thước: 41x127pixels bằng tiện ích có sẵn trong windows 7 là Paint.

1. Tảo ảnh
- Vào Start \ All Programs \ Accessories \ Paint
- Bấm chọn Images \ Rezise từ menu của chương trình
- Bấm chọn Pixels
- Tại chức năng Horizontal: nhập kích thước là 127
- Tại chức năng Vertical: nhập kích thước là 41
- Bỏ đánh dấu chọn vào chức năng Maintain aspect ratio

(Hình 1: Tạo ảnh có kích thước 127x41pixels)

- Bấm OK để hoàn tất
- Lưu lại ảnh vừa tạo bằng cách bấm vào nút Save trên thanh menu của chương trình, đặt tên cho bức ảnh vừa tạo để lát nữa chúng ta chèn vào chữ ký cho chính email của mình.

2. Tạo chữ ký
Để tạo chứ ký cho email trong Microsoft Outlook 2010/2013 người sử dụng làm theo các bước sau (hướng dẫn viết trên MS Outlook 2013):
- Mở chương trình Microsoft Outlook
- Bấm chọn từ menu FILE \ Options
- Bấm chọn Mail từ cửa sổ bên trái của giao diện đang mở
- Bấm chọn Signatures…

(Hình 2: Tạo chứ ký cho email)

Tại E-mail Signature:
- Bấm New \ Nhập tên cho chữ ký vào ô Sign name
- Bấm OK để đồng ý
Tại chức năng Choose Default Signature:
- E-mail Account: chọn địa chỉ email của bạn
- New massages: chọn Sign cho phép chèn chữ ký khi gửi thư
- Replices/forwards: chọn Sign cho phép chèn chữ ký khi Replices/forwards
Tại Edit signature
- Nhập tên của bạn
- Chèn hình ảnh vào chữ ký
- Nhập vào đơn vị bạn đang công tác
- Nhập vào địa chỉ của đơn vị
- Nhập vào số điện thoại, email…

(Hình 3. Khai báo thông tin cho chữ ký)

3. Chèn ảnh vào chữ ký
- Bấm vào biểu tượng máy tính tại chức năng Edit signature 
- Tìm đến ảnh vừa tạo làm chữ ký (hướng dẫn ở bước tạo ảnh)
- Bấm Insert để chọn ảnh
- Bấm OK để hoàn tất

4. Tạo liên kết cho địa chỉ website hoặc địa chỉ email
- Bấm vào biểu tượng liên kết quả địa cầu
- Chọn chức năng Existing File or Web Page
- Address: Nhập địa chỉ trang web cần liên kết
- Bấm OK để đồng ý

(Hình 4. Nhập địa trang web chỉ cần liên kết)

5. Kiểm tra chữ ký sau khi tạo
Sau khi tạo chữ ký cho email chúng ta có thể kiểm tra lại sản phẩm vừa tạo của mình bằng cách:
- Từ giao diện chính của chương trình MS Outlook 2013
- Bấm chọn New Mail
- Chữ ký vừa tạo sẽ được chèn vào mỗi khi người sử dụng gửi email

(Hình 5. Chữ ký được chèn vào cho mỗi lần gửi thư)

Chúc các bạn thành công!

Đào Xuân Toàn (http://www.cpc.vn)

Cấu hình lưu trữ thư điện tử trên MS Outlook

Ngân Hàng Công Thương Việt Nam hiện đang sử dụng hệ thống email Exchange 2007, người dùng có thể truy cập vào hệ thống mail bằng nhiều cách: sử dụng phần mềm MS Outlook (MS Outlook 2003, MS Outlook 2007), truy cập qua giao diện OWA (giao diện Web),…. Phần mềm MS Outlook là phần mềm quản lý email rất tiện lợi và được nhiều người sử dụng. Tuy nhiên, có nhiều bạn sau khi đã sử dụng MS Outlook trên máy tính cá nhân thì khi truy cập email bằng OWA lại  không thấy thư trong thư mục Inbox. Có 2 nguyên nhân dẫn đến tình trạng này:
- Trường hợp 1: Khi cấu hình MS Outlook kết nối tới mail Server bạn đã chọn Server Type là POP3 (đối với MS Outlook 2007 là Internet Email), khi bạn sử dụng MS Outlook tất cả các email sẽ được lấy về máy cá nhân của bạn trong thư mục Personal Folder đồng thời sẽ bị xóa trên Server. 
- Trường hợp 2: mặc dù bạn đã cấu hình Server Type là Mail Exchange nhưng khi truy cập mail bằng OWA vẫn không thấy thư trong mục Inbox. Trường hợp này là do bạn đã cấu hình chuyển thư vào thư mục Personal Forder trên máy bạn.
Bạn cần cấu hình lại MS Outlook để có thể xem nội dung email ở mọi nơi ngoài máy tính cá nhân của bạn. Trước hết để kiểm tra xem bạn đã rơi vào trường hợp nào bạn cần xem mình đã cấu hình MS Outlook kết nối tới mail Server bằng POP3 (đối với MS Outlook 2007 là Internet Email) hay Exchange. Với MS Outlook 2003 bạn kiểm tra như sau: mở control panel -> click đúp vào mail -> click đúp vào E-mail accounts -> chọn View or change existing email accounts ->click  next -> bạn sẽ thấy Server Type đã cấu hình là Exchange hay POP3. Với MS Outlook 2007 bạn kiểm tra như sau: mở control panel -> click đúp vào mail -> bạn sẽ thấy ngay tab đầu tiên (E-mail) đã chỉ ra Type là Internet Email hay Exchange.
Sau đây là hướng dẫn chi tiết cách cấu hình lại MS Outlook với mỗi trường hợp:
Trường hợp 1:
1. Với phần mềm MS Outlook 2007
* Bước 1:
Tạo profile mới trong outlook, trong profile mới này ta sẽ cấu hình tài khoản email sử dụng dịch vụ Mail Exchange Server thay vì dùng POP3/SMTP
- Vào Control Panel -> nháy đúp vào Mail
-  Show profiles -> Chọn vào Add và gõ vào tên profile mới mà bạn muốn đặt ->click OK
- Outlook 2007 sẽ tự động nhận địa chỉ email của bạn đã được khai báo trong profile cũ -> Bạn Check vào ô lựa chọn ở dưới “Manually configure server setting or addtional server types” ->  Click Next
- Trong cửa sổ chọn dịch vụ Email (Choose email Services) bạn chọn Microsoft Exchange -> Click Next.
- Microsoft Exchange Server: HQ-VMBX-01 -> Click Next -> Finish.
- Ở cửa sổ Mail trong Control Panel bạn chọn “Always use this profile” và chọn tên profile ở dưới là tên profile bạn vừa tạo ra. Mục đích để khi bạn mở chương trình outlook thì chương trình sẽ vào luôn profile mới của bạn.
* Bước 2:
Tạo một thư mục Personal Folder trong Profile mới. Thư mục này sẽ cấu hình trỏ đến file dữ liệu chứa tất cả email từ trước tới giờ của bạn được lưu trong ổ cứng.
- Xem đường dẫn và tên file dữ liệu email cũ được lưu trong ổ cứng: Vào Control  Panel -> Mail.
- Show profile -> Click chuột vào tên profile cũ sau đó click vào Property
Click vào Data File.
- Trong cửa sổ Data File, bạn sẽ nhìn thấy mục tên mục dữ liệu Personal Folder và tên file chữa dữ liệu cùng đường dẫn ngay bên cạnh đó. Ví dụ như hình dưới đây

- Trong hình trên thì tên file chứa dữ liệu email là: Outlook.pst nằm trong đường dẫn C:\Documents and Settings\hatm\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Outlook.pst
- Vào lại Control Panel -> Mail
- Show Profile -> Click vào tên profile mới -> Click vào Property
- Click vào Data File.
- Trong cửa sổ Data File bạn cần tạo 1 data file mới trỏ vào file chứa dữ liệu email cũ (trong ví dụ ở hình trên là trỏ vào file Outlook.pst trong thư mục C:\Documents and Settings\hatm\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\): Click vào Add -> Chọn Office Outlook Personal Folder File(.pst) -> Click OK -> Trỏ vào tên file chứa email cũ (ở ví dụ trên là file Outlook.pst) -> Click OK-> Click OK -> Click Close -> Click OK.
- Mở chương trình Microsoft Outlook: Trong thư mục Mailbox(hoặc Hộp thư) sẽ chứa các email mới kể từ bây giờ, các thư mới không bị xóa trên Mail server do đó người dùng có thể truy cập bằng OWA (giao diện web) mà vẫn xem được nội dung các thư đó. Trong thư mục Personal Folders sẽ là toàn bộ các thư cũ trước đây được lưu trong máy bạn.
*   Bước 3: Chuyển các thư cũ trong Personal Folders lên Mailbox
- Bạn có thể chuyển các thư cũ trong Personal Folders lên thư mục Mailbox để tiện xem lại khi truy cập bằng OWA. Cách làm như sau:
- Vào Mở MS Outlook vào mục Inbox trong Personal folder

- Click chọn vào các email cần chuyển lên Mailbox (hoặc chuyển tất cả bạn click vào 1 email và nhấn tổ hợp phím Ctrl+Alt) sau đó kéo thả vào thư mục Inbox trong thư mục Mailbox. Bạn có thể làm tương tự với cả các mục khác trong Personal Folder như Sent Item….

- Khi đã chuyển hết thư lên Mailbox, thư mục Personal Folders của bạn trở nên trống rỗng thì có thể xóa bỏ nó trên menu của MS Outlook bằng cách: chuột phải vào tên Personal Folders trên menu -> Click vào Close Personal Folders.
* Bước 4: Lưu trữ các mail trên máy tính cá nhân bằng cách dùng tính năng Auto Archive
- Việc lưu trữ mail trên máy tính cá nhân là rất cần thiết bởi dung lượng mailbox trên server thì có hạn trong khi đó số lượng email nhận được tăng dần theo thời gian. Khi vượt quá dung lượng cho phép trên server chương trình sẽ không cho phép người dùng gửi nhận mail nữa (Tất nhiên là chương trình có cảnh báo trước khi mailbox bị đầy). Do đó, chúng ta cần thường xuyên lấy các email đã cũ về máy mình, đồng thời xóa các mail này trên server, chỉ để lại những mail gần đây nhất. Sử dụng tính năng Auto Archive của MS Outlook sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này.
- Bạn có thể cấu hình để chương trình tự động lấy thư về theo ý muốn của mình như hình minh họa sau đây. Theo đường dẫn  Tools -> Options -> Others -> AutoArchive

- Các emai được lưu về máy tính cá nhân vào một file khác (mặc định theo đường dẫn C:\Documents and Settings\[user]\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst.  Sau khi các email được lưu về máy tính cá nhân, bạn có thể thao  tác với chúng như với các email trên server (reply, forward). Nếu cần chuyển chúng lên server bạn chỉ cần move hoặc copy đến thư mục phù hợp trong phần mailbox.
2. Với phần mềm MS Outlook 2003
* Bước 1:
  Tạo profile mới trong Outlook, trong profile mới này ta sẽ cấu hình tài khoản email sử dụng dịch vụ Mail Exchange Server thay vì dùng POP3/SMTP
- Vào Control Panel -> nháy đúp vào Mail
- Show profiles -> Chọn vào Add và gõ vào tên profile mới mà bạn muốn đặt ->click OK
- Chọn “Add new email account” -> Click Next
- Trong cửa sổ Server Type chọn “Microsoft Exchange Server” -> Click Next
- Trong cửa sổ Exchange Server Settings: Mục “Microsoft Exchange Server” gõ vào tên server:  HQ-VMBX-01, mục “User name” gõ vào địa chỉ email đầy đủ của  bạn (ví dụ ngantt@vietinbank.vn) -> Click vào Check Name ->  Finish
- Ở cửa sổ Mail trong Control Panel bạn chọn “Always use this profile” và chọn tên profile ở dưới là tên profile bạn vừa tạo ra. Mục đích để khi bạn mở chương trình outlook thì chương trình sẽ vào luôn profile mới của bạn.
* Bước 2, bước 3 và bước 4 (Thao tác tương tự như với phần mềm MS Outlook 2007)
Trường hợp 2:
Trường hợp này bạn cần cấu hình lại vị trí lưu giữ thư là Mailbox và sau đó chuyển các thư trong Personal forder lên Mailbox.
1. Với phần mềm MS Outlook 2007
* Bước 1: Cấu hình mặc định thư chuyển về Mailbox:
- Vào Control Panel -> nháy đúp vào Mail
- Chọn tab Data file: bạn sẽ nhìn thấy Personal Folder hiện đang ở chế độ “Default”. Cần chuyển Mailbox sang chế độ “Default”, khi đó thư sẽ mặc định được lưu giữ trên  Mailbox. Bạn click vào Mailbox -> Click vào Set as Default như hình dưới -> Close.

* Bước 2: Chuyển các thư trong Personal Folder lên Mailbox:
- Vào Mở MS Outlook vào mục Inbox trong Personal folder

- Click chọn vào các email cần chuyển lên Mailbox hoặc chuyển tất cả bạn click vào 1 email và nhấn tổ hợp phím Ctrl+Alt sau đó kéo thả vào thư mục Inbox trong thư mục Mailbox. Bạn có thể làm tương tự với cả các mục khác trong Personal Folder như Sent Item….

-  Sau khi đã chuyển các thư trong Personal Folders lên Mailbox bạn nên cấu hình Auto Archive để lưu giữ những thư cũ trên máy bạn như đã hướng dẫn ở trên.
- Khi đã chuyển hết thư lên Mailbox, thư mục Personal Folders của bạn trở nên trống rỗng thì có thể xóa bỏ nó trên menu của MS Outlook bằng cách: chuột phải vào tên Personal Folders trên menu -> Click vào Close Personal Folders.
* Bước 3: Lưu trữ các mail trên máy tính cá nhân bằng cách dùng tính năng Auto Archive (tương tự như đã hướng dẫn ở trường hợp 1)
2. Với phần mềm MS Outlook 2003
* Bước 1: Cấu hình mặc định thư chuyển về Mail box:
- Vào Control Panel -> click đúp vào Mail
- Click đúp vào E-mail accounts -> chọn View or change existing email accounts ->click  next
- Trong ô chọn Deliver new e-mail to the following location bạn chọn Mailbox như hình dưới -> Click vào Finish

* Bước 2:
  Chuyển các thư trong Personal Folder lên Mail box (cách làm tương tự như với phần mềm MS Outlook 2007)
* Bước 3: Lưu trữ các mail trên máy tính cá nhân bằng cách dùng tính năng Auto Archive (tương tự như đã hướng dẫn ở trường hợp 1)./.
Source: Nguyễn Thị Tố Nga
Trung tâm Công nghệ thông tin (http://www.vietinbank.vn)

Quản lý email của Outlook khi dùng trên hai máy tính

Theo mặc định, Microsoft Outlook sẽ tự động tải nội dung của các email từ máy chủ về máy tính cá nhân. Điều này sẽ gây rắc rối là sẽ không thể xem được nội dung của những bức email đã tải trước đó nếu sử dụng tài khoản email trên một máy tính thứ hai.

Thực ra, đây chỉ là một tùy chọn mặc định của Microsoft Outlook để giúp người dùng có thể xem nội dung của email dễ dàng và nhanh chóng, rất hữu ích với những dịch vụ email có thu phí vốn chỉ cho phép lưu giữ nội dung email trên máy chủ trong một khoảng thời gian nhất định.
Tuy nhiên, nếu thường xuyên sử dụng nhiều máy tính để đọc email thì bạn có thể tắt tính năng tự động tải email về máy tính trong Microsoft Outlook 2007 bằng cách:
Khởi động Microsoft Outlook, vào menu Tools> Account Settings, bấm đôi chuột vào tên tài khoản email mà bạn cần thao tác. Trong cửa sổ vừa hiện ra, bạn nhấn nút More Settings rồi chọn thẻ Advanced. Tại đây, bạn đánh dấu chọn vào ô Leave a copy of messages on the server. Sau cùng, nhấn OK để xác nhận. Nhấn nút Cancel nếu một cửa sổ Wizard nào đó hiện ra.
Ngoài ra, nếu nhà cung cấp dịch vụ email có hỗ trợ chuẩn IMAP thì bạn nên chuyển sang sử dụng chuẩn này thay vì sử dụng chuẩn POP3, không giống POP3 luôn tải email từ máy chủ về máy tính cá nhân, IMAP chỉ đồng bộ hóa dữ liệu giữa máy chủ và máy khách, do đó bạn không phải lo lắng gì khi sử dụng Microsoft Outlook để xem email trên nhiều máy tính.
Một điều quan trọng là, nếu nhà cung cấp email có hỗ trợ webmail thì bạn chỉ cần dùng trình duyệt web để xem email là xong, không cần dùng đến Microsoft Outlook nữa.
 (Source: www.baomoi.com)

Word 2010 không in ra các đường Line đã vẽ

Word 2010 không in ra (Preview cũng không thấy) các đường Line đã vẽ (mặc dù màu chữ đã chỉnh), Các bảng biểu Table thì vẫn thấy bình thường.
Khắc phục:
Vào File -> Options -> Display -> Printing Options, check box vào dòng Print drawings created in Word là xong.

Cài ứng dụng cho Lumia 900

Để cài ứng dụng cho Nokia Lumia 900 thì có 2 cách là cài qua Market hay cài trực tiếp file .xap thông qua kết nối với PC. 
Đối với cài trên PC thì PC của bạn phải cài Zune, WP7 SDK và dùng TomXapInstaller để cài.
Source: www.pdaviet.net/

Hướng dẫn chép nhạc, phim vào máy Lumia

Để chép nhạc và phim vào điện thoại Lumia, bạn cần cài phần mềm Zune trên máy tính. Điện thoại Lumia hỗ trợ nhiều định dạng âm thanh phổ biến như MP3, AAC, WMA, WAV... và video thì có thể chơi được các loại file WMV, MP4 và 3GP.

Hướng dẫn cách làm:

1. Đầu tiên bạn cần tải Zune tại đây và cài đặt vào máy tính.
2. Mở Zune lên, cắm cáp USB kết nối điện thoại và máy tính.
3. Trong Zune, chuyển qua phần Collection, đây là bộ sưu tập nhạc, phim và ảnh của máy.
4. Trong thẻ Collection này có nhiều mục như Music (nhạc), Videos (phim), Pictures (hình ảnh)...
5. Muốn chép nhạc thì bạn chọn Music, sau đó kéo những file nhạc từ trong My Computer bỏ sang cửa sổ Zune.
6. Muốn chép phim thì bạn cũng làm tương tự, nhưng phải chọn phần Videos, và file phim phải có định dạng như mình đã nói ở trên.

Trên đây chỉ là bước chép nhạc và phim vào bộ sưu tập của Zune mà thôi. Bước tiếp theo mình phải chép nhạc phim từ bộ sưu tập này vào điện thoại Lumia, rất đơn giản:

1. Từ màn hình Music (hoặc Videos).
2. Chọn những file nhạc (hoặc phim) muốn chép và máy, nhấn và giữ phím chuột trái lên chúng và kéo bỏ vào biểu tượng hình điện thoại nằm ở góc dưới bên trái cửa sổ Zune.
3. Lúc này quá trình chép file sẽ bắt đầu diễn ra, sau khi chép xong, bạn vào phần Music + Videos trên điện thoại để thưởng thức thành quả của mình.
4. Ngược lại: Muốn chép hình ảnh, nhạc từ Lumia qua PC thì bạn cắm đt vào máy tính, vào đó chuyển qua thẻ Phone sẽ thấy các file nhạc và video trong đt, bạn kéo thả vào máy tính là được.(Source: www.tinhte.vn)

• 
 
• 
•