Cấu hình lưu trữ thư điện tử trên MS Outlook

Ngân Hàng Công Thương Việt Nam hiện đang sử dụng hệ thống email Exchange 2007, người dùng có thể truy cập vào hệ thống mail bằng nhiều cách: sử dụng phần mềm MS Outlook (MS Outlook 2003, MS Outlook 2007), truy cập qua giao diện OWA (giao diện Web),…. Phần mềm MS Outlook là phần mềm quản lý email rất tiện lợi và được nhiều người sử dụng. Tuy nhiên, có nhiều bạn sau khi đã sử dụng MS Outlook trên máy tính cá nhân thì khi truy cập email bằng OWA lại  không thấy thư trong thư mục Inbox. Có 2 nguyên nhân dẫn đến tình trạng này:
- Trường hợp 1: Khi cấu hình MS Outlook kết nối tới mail Server bạn đã chọn Server Type là POP3 (đối với MS Outlook 2007 là Internet Email), khi bạn sử dụng MS Outlook tất cả các email sẽ được lấy về máy cá nhân của bạn trong thư mục Personal Folder đồng thời sẽ bị xóa trên Server. 
- Trường hợp 2: mặc dù bạn đã cấu hình Server Type là Mail Exchange nhưng khi truy cập mail bằng OWA vẫn không thấy thư trong mục Inbox. Trường hợp này là do bạn đã cấu hình chuyển thư vào thư mục Personal Forder trên máy bạn.
Bạn cần cấu hình lại MS Outlook để có thể xem nội dung email ở mọi nơi ngoài máy tính cá nhân của bạn. Trước hết để kiểm tra xem bạn đã rơi vào trường hợp nào bạn cần xem mình đã cấu hình MS Outlook kết nối tới mail Server bằng POP3 (đối với MS Outlook 2007 là Internet Email) hay Exchange. Với MS Outlook 2003 bạn kiểm tra như sau: mở control panel -> click đúp vào mail -> click đúp vào E-mail accounts -> chọn View or change existing email accounts ->click  next -> bạn sẽ thấy Server Type đã cấu hình là Exchange hay POP3. Với MS Outlook 2007 bạn kiểm tra như sau: mở control panel -> click đúp vào mail -> bạn sẽ thấy ngay tab đầu tiên (E-mail) đã chỉ ra Type là Internet Email hay Exchange.
Sau đây là hướng dẫn chi tiết cách cấu hình lại MS Outlook với mỗi trường hợp:
Trường hợp 1:
1. Với phần mềm MS Outlook 2007
* Bước 1:
Tạo profile mới trong outlook, trong profile mới này ta sẽ cấu hình tài khoản email sử dụng dịch vụ Mail Exchange Server thay vì dùng POP3/SMTP
- Vào Control Panel -> nháy đúp vào Mail
-  Show profiles -> Chọn vào Add và gõ vào tên profile mới mà bạn muốn đặt ->click OK
- Outlook 2007 sẽ tự động nhận địa chỉ email của bạn đã được khai báo trong profile cũ -> Bạn Check vào ô lựa chọn ở dưới “Manually configure server setting or addtional server types” ->  Click Next
- Trong cửa sổ chọn dịch vụ Email (Choose email Services) bạn chọn Microsoft Exchange -> Click Next.
- Microsoft Exchange Server: HQ-VMBX-01 -> Click Next -> Finish.
- Ở cửa sổ Mail trong Control Panel bạn chọn “Always use this profile” và chọn tên profile ở dưới là tên profile bạn vừa tạo ra. Mục đích để khi bạn mở chương trình outlook thì chương trình sẽ vào luôn profile mới của bạn.
* Bước 2:
Tạo một thư mục Personal Folder trong Profile mới. Thư mục này sẽ cấu hình trỏ đến file dữ liệu chứa tất cả email từ trước tới giờ của bạn được lưu trong ổ cứng.
- Xem đường dẫn và tên file dữ liệu email cũ được lưu trong ổ cứng: Vào Control  Panel -> Mail.
- Show profile -> Click chuột vào tên profile cũ sau đó click vào Property
Click vào Data File.
- Trong cửa sổ Data File, bạn sẽ nhìn thấy mục tên mục dữ liệu Personal Folder và tên file chữa dữ liệu cùng đường dẫn ngay bên cạnh đó. Ví dụ như hình dưới đây

- Trong hình trên thì tên file chứa dữ liệu email là: Outlook.pst nằm trong đường dẫn C:\Documents and Settings\hatm\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Outlook.pst
- Vào lại Control Panel -> Mail
- Show Profile -> Click vào tên profile mới -> Click vào Property
- Click vào Data File.
- Trong cửa sổ Data File bạn cần tạo 1 data file mới trỏ vào file chứa dữ liệu email cũ (trong ví dụ ở hình trên là trỏ vào file Outlook.pst trong thư mục C:\Documents and Settings\hatm\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\): Click vào Add -> Chọn Office Outlook Personal Folder File(.pst) -> Click OK -> Trỏ vào tên file chứa email cũ (ở ví dụ trên là file Outlook.pst) -> Click OK-> Click OK -> Click Close -> Click OK.
- Mở chương trình Microsoft Outlook: Trong thư mục Mailbox(hoặc Hộp thư) sẽ chứa các email mới kể từ bây giờ, các thư mới không bị xóa trên Mail server do đó người dùng có thể truy cập bằng OWA (giao diện web) mà vẫn xem được nội dung các thư đó. Trong thư mục Personal Folders sẽ là toàn bộ các thư cũ trước đây được lưu trong máy bạn.
*   Bước 3: Chuyển các thư cũ trong Personal Folders lên Mailbox
- Bạn có thể chuyển các thư cũ trong Personal Folders lên thư mục Mailbox để tiện xem lại khi truy cập bằng OWA. Cách làm như sau:
- Vào Mở MS Outlook vào mục Inbox trong Personal folder

- Click chọn vào các email cần chuyển lên Mailbox (hoặc chuyển tất cả bạn click vào 1 email và nhấn tổ hợp phím Ctrl+Alt) sau đó kéo thả vào thư mục Inbox trong thư mục Mailbox. Bạn có thể làm tương tự với cả các mục khác trong Personal Folder như Sent Item….

- Khi đã chuyển hết thư lên Mailbox, thư mục Personal Folders của bạn trở nên trống rỗng thì có thể xóa bỏ nó trên menu của MS Outlook bằng cách: chuột phải vào tên Personal Folders trên menu -> Click vào Close Personal Folders.
* Bước 4: Lưu trữ các mail trên máy tính cá nhân bằng cách dùng tính năng Auto Archive
- Việc lưu trữ mail trên máy tính cá nhân là rất cần thiết bởi dung lượng mailbox trên server thì có hạn trong khi đó số lượng email nhận được tăng dần theo thời gian. Khi vượt quá dung lượng cho phép trên server chương trình sẽ không cho phép người dùng gửi nhận mail nữa (Tất nhiên là chương trình có cảnh báo trước khi mailbox bị đầy). Do đó, chúng ta cần thường xuyên lấy các email đã cũ về máy mình, đồng thời xóa các mail này trên server, chỉ để lại những mail gần đây nhất. Sử dụng tính năng Auto Archive của MS Outlook sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này.
- Bạn có thể cấu hình để chương trình tự động lấy thư về theo ý muốn của mình như hình minh họa sau đây. Theo đường dẫn  Tools -> Options -> Others -> AutoArchive

- Các emai được lưu về máy tính cá nhân vào một file khác (mặc định theo đường dẫn C:\Documents and Settings\[user]\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst.  Sau khi các email được lưu về máy tính cá nhân, bạn có thể thao  tác với chúng như với các email trên server (reply, forward). Nếu cần chuyển chúng lên server bạn chỉ cần move hoặc copy đến thư mục phù hợp trong phần mailbox.
2. Với phần mềm MS Outlook 2003
* Bước 1:
  Tạo profile mới trong Outlook, trong profile mới này ta sẽ cấu hình tài khoản email sử dụng dịch vụ Mail Exchange Server thay vì dùng POP3/SMTP
- Vào Control Panel -> nháy đúp vào Mail
- Show profiles -> Chọn vào Add và gõ vào tên profile mới mà bạn muốn đặt ->click OK
- Chọn “Add new email account” -> Click Next
- Trong cửa sổ Server Type chọn “Microsoft Exchange Server” -> Click Next
- Trong cửa sổ Exchange Server Settings: Mục “Microsoft Exchange Server” gõ vào tên server:  HQ-VMBX-01, mục “User name” gõ vào địa chỉ email đầy đủ của  bạn (ví dụ ngantt@vietinbank.vn) -> Click vào Check Name ->  Finish
- Ở cửa sổ Mail trong Control Panel bạn chọn “Always use this profile” và chọn tên profile ở dưới là tên profile bạn vừa tạo ra. Mục đích để khi bạn mở chương trình outlook thì chương trình sẽ vào luôn profile mới của bạn.
* Bước 2, bước 3 và bước 4 (Thao tác tương tự như với phần mềm MS Outlook 2007)
Trường hợp 2:
Trường hợp này bạn cần cấu hình lại vị trí lưu giữ thư là Mailbox và sau đó chuyển các thư trong Personal forder lên Mailbox.
1. Với phần mềm MS Outlook 2007
* Bước 1: Cấu hình mặc định thư chuyển về Mailbox:
- Vào Control Panel -> nháy đúp vào Mail
- Chọn tab Data file: bạn sẽ nhìn thấy Personal Folder hiện đang ở chế độ “Default”. Cần chuyển Mailbox sang chế độ “Default”, khi đó thư sẽ mặc định được lưu giữ trên  Mailbox. Bạn click vào Mailbox -> Click vào Set as Default như hình dưới -> Close.

* Bước 2: Chuyển các thư trong Personal Folder lên Mailbox:
- Vào Mở MS Outlook vào mục Inbox trong Personal folder

- Click chọn vào các email cần chuyển lên Mailbox hoặc chuyển tất cả bạn click vào 1 email và nhấn tổ hợp phím Ctrl+Alt sau đó kéo thả vào thư mục Inbox trong thư mục Mailbox. Bạn có thể làm tương tự với cả các mục khác trong Personal Folder như Sent Item….

-  Sau khi đã chuyển các thư trong Personal Folders lên Mailbox bạn nên cấu hình Auto Archive để lưu giữ những thư cũ trên máy bạn như đã hướng dẫn ở trên.
- Khi đã chuyển hết thư lên Mailbox, thư mục Personal Folders của bạn trở nên trống rỗng thì có thể xóa bỏ nó trên menu của MS Outlook bằng cách: chuột phải vào tên Personal Folders trên menu -> Click vào Close Personal Folders.
* Bước 3: Lưu trữ các mail trên máy tính cá nhân bằng cách dùng tính năng Auto Archive (tương tự như đã hướng dẫn ở trường hợp 1)
2. Với phần mềm MS Outlook 2003
* Bước 1: Cấu hình mặc định thư chuyển về Mail box:
- Vào Control Panel -> click đúp vào Mail
- Click đúp vào E-mail accounts -> chọn View or change existing email accounts ->click  next
- Trong ô chọn Deliver new e-mail to the following location bạn chọn Mailbox như hình dưới -> Click vào Finish

* Bước 2:
  Chuyển các thư trong Personal Folder lên Mail box (cách làm tương tự như với phần mềm MS Outlook 2007)
* Bước 3: Lưu trữ các mail trên máy tính cá nhân bằng cách dùng tính năng Auto Archive (tương tự như đã hướng dẫn ở trường hợp 1)./.
Source: Nguyễn Thị Tố Nga
Trung tâm Công nghệ thông tin (http://www.vietinbank.vn)