Hướng dẫn tạo chứ ký cho hộp thư trong Microsoft Outlook 2013

Với mục đích giới thiệu đến mọi người sử dụng email rằng: Bạn đang làm việc ở đâu? Đơn vị bạn đang công tác? Vị trí, chức vụ? Địa chỉ liên hệ của bạn? Đây là vấn đề cần thiết để khai báo cho mỗi địa chỉ email. Để tạo ra một chứ ký đẹp ấn tượng đòi hỏi người sử dụng cần có một vài kiến thức căn bản về xử lý đồ họa như: Chỉnh sửa, cắt, tạo mới một bức ảnh. 

Để tạo một bức ảnh vừa phải chèn vào chữ ký cho địa chỉ email thường là logo hay biểu tượng của Công ty, thông thường các bức ảnh có kích thước: Cao: 41pixels Rộng: 127pixels là phù hợp.

Dưới đây là hướng dẫn cắt 1 bức ảnh có kích thước: 41x127pixels bằng tiện ích có sẵn trong windows 7 là Paint.

1. Tảo ảnh
- Vào Start \ All Programs \ Accessories \ Paint
- Bấm chọn Images \ Rezise từ menu của chương trình
- Bấm chọn Pixels
- Tại chức năng Horizontal: nhập kích thước là 127
- Tại chức năng Vertical: nhập kích thước là 41
- Bỏ đánh dấu chọn vào chức năng Maintain aspect ratio

(Hình 1: Tạo ảnh có kích thước 127x41pixels)

- Bấm OK để hoàn tất
- Lưu lại ảnh vừa tạo bằng cách bấm vào nút Save trên thanh menu của chương trình, đặt tên cho bức ảnh vừa tạo để lát nữa chúng ta chèn vào chữ ký cho chính email của mình.

2. Tạo chữ ký
Để tạo chứ ký cho email trong Microsoft Outlook 2010/2013 người sử dụng làm theo các bước sau (hướng dẫn viết trên MS Outlook 2013):
- Mở chương trình Microsoft Outlook
- Bấm chọn từ menu FILE \ Options
- Bấm chọn Mail từ cửa sổ bên trái của giao diện đang mở
- Bấm chọn Signatures…

(Hình 2: Tạo chứ ký cho email)

Tại E-mail Signature:
- Bấm New \ Nhập tên cho chữ ký vào ô Sign name
- Bấm OK để đồng ý
Tại chức năng Choose Default Signature:
- E-mail Account: chọn địa chỉ email của bạn
- New massages: chọn Sign cho phép chèn chữ ký khi gửi thư
- Replices/forwards: chọn Sign cho phép chèn chữ ký khi Replices/forwards
Tại Edit signature
- Nhập tên của bạn
- Chèn hình ảnh vào chữ ký
- Nhập vào đơn vị bạn đang công tác
- Nhập vào địa chỉ của đơn vị
- Nhập vào số điện thoại, email…

(Hình 3. Khai báo thông tin cho chữ ký)

3. Chèn ảnh vào chữ ký
- Bấm vào biểu tượng máy tính tại chức năng Edit signature 
- Tìm đến ảnh vừa tạo làm chữ ký (hướng dẫn ở bước tạo ảnh)
- Bấm Insert để chọn ảnh
- Bấm OK để hoàn tất

4. Tạo liên kết cho địa chỉ website hoặc địa chỉ email
- Bấm vào biểu tượng liên kết quả địa cầu
- Chọn chức năng Existing File or Web Page
- Address: Nhập địa chỉ trang web cần liên kết
- Bấm OK để đồng ý

(Hình 4. Nhập địa trang web chỉ cần liên kết)

5. Kiểm tra chữ ký sau khi tạo
Sau khi tạo chữ ký cho email chúng ta có thể kiểm tra lại sản phẩm vừa tạo của mình bằng cách:
- Từ giao diện chính của chương trình MS Outlook 2013
- Bấm chọn New Mail
- Chữ ký vừa tạo sẽ được chèn vào mỗi khi người sử dụng gửi email

(Hình 5. Chữ ký được chèn vào cho mỗi lần gửi thư)

Chúc các bạn thành công!

Đào Xuân Toàn (http://www.cpc.vn)